Informativa sulla Privacy di Riflesso Nero

Presso Riflesso Nero, operante come hotel di lusso con servizi di alloggio, ristorazione, benessere, eventi e servizi concierge su misura, la Sua privacy è di fondamentale importanza. Ci impegniamo a proteggere i Suoi dati personali in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'Unione Europea e la legislazione italiana applicabile. Questa Informativa sulla Privacy descrive come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e proteggiamo le informazioni personali relative agli utenti del nostro sito web e dei nostri servizi.

1. Titolare del Trattamento dei Dati

Il Titolare del Trattamento dei dati personali è Riflesso Nero, con sede legale in 7 Via della Costellazione, 00144 Roma, Italia.

2. Categorie di Dati Personali Raccolti

Raccogliamo diverse tipologie di dati personali, a seconda dell'interazione che Lei ha con il nostro sito web e i nostri servizi:

• Dati di identificazione e contatto: Nome, cognome, indirizzo postale, indirizzo email, numero di telefono, data di nascita, nazionalità. Questi dati sono raccolti al momento della prenotazione, della registrazione a eventi o dell'iscrizione alla nostra newsletter.
• Dati di prenotazione e pagamento: Dettagli relativi alle Sue prenotazioni (date di arrivo/partenza, tipo di camera/suite, servizi richiesti), informazioni sulla carta di credito/debito (numero, data di scadenza, codice di sicurezza) o altri dettagli di pagamento.
• Dati sulle preferenze e servizi: Preferenze alimentari, esigenze speciali, preferenze relative al tipo di camera, richieste di servizi benessere, preferenze di trasporto o qualsiasi altra informazione che Lei ci fornisca per personalizzare la Sua esperienza.
• Dati di navigazione: Indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate sul nostro sito, tempi di accesso, query di ricerca. Questi dati sono raccolti attraverso Google Analytics e tecnologie simili per migliorare la funzionalità e l'esperienza utente del nostro sito.
• Dati sensibili: In alcune circostanze, e solo con il Suo consenso esplicito, potremmo trattare dati sensibili (es. informazioni sulla salute relative ad allergie alimentari o esigenze di accessibilità per servizi benessere).

3. Finalità del Trattamento e Base Giuridica

Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità e con le rispettive basi giuridiche:

• Gestione delle prenotazioni e fornitura dei servizi richiesti: Per elaborare le prenotazioni di alloggio, ristorazione, spa, eventi e servizi concierge, nonché per fornire tutti i servizi correlati.
  Base giuridica: Esecuzione di un contratto o misure precontrattuali (Art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Personalizzazione dell'esperienza: Per adattare i nostri servizi e offerte alle Sue preferenze specifiche, migliorando la Sua esperienza presso il nostro hotel.
  Base giuridica: Legittimo interesse (Art. 6, par. 1, lett. f GDPR) o Consenso (Art. 6, par. 1, lett. a GDPR) per dati sensibili.
• Comunicazioni di marketing diretto: Per inviare newsletter, offerte speciali, promozioni o informazioni su nuovi servizi, ma solo con il Suo esplicito consenso.
  Base giuridica: Consenso (Art. 6, par. 1, lett. a GDPR).
• Adempimento di obblighi legali: Per conformarsi a requisiti legali, fiscali, contabili o normativi, come la registrazione degli ospiti.
  Base giuridica: Adempimento di un obbligo legale (Art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
• Miglioramento dei servizi e analisi: Per analizzare l'utilizzo del nostro sito web e dei nostri servizi al fine di migliorarne la funzionalità, l'efficienza e l'offerta.
  Base giuridica: Legittimo interesse (Art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Sicurezza e prevenzione delle frodi: Per proteggere i nostri sistemi e prevenire attività fraudolente.
  Base giuridica: Legittimo interesse (Art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

4. Modalità del Trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali viene effettuato con mezzi elettronici e cartacei, adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati e prevenire la perdita, l'alterazione, la distruzione o l'accesso non autorizzato. Solo il personale autorizzato e formato ha accesso ai Suoi dati, nel rispetto delle più severe politiche di sicurezza.

5. Conservazione dei Dati

Conserviamo i Suoi dati personali per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, in conformità con gli obblighi legali e le legittime esigenze di conservazione.

• Dati di prenotazione: Per la durata del soggiorno e per un periodo successivo necessario per adempiere agli obblighi legali (es. fiscali) o per la gestione di eventuali reclami.
• Dati per marketing: Fino alla revoca del consenso o per un massimo di 24 mesi dall'ultima interazione.
• Dati di navigazione: Secondo le politiche dei cookie e dei servizi analitici, generalmente per un periodo limitato.

6. Condivisione dei Dati

I Suoi dati personali potranno essere condivisi con:

• Fornitori di servizi: Terze parti che ci assistono nella fornitura dei nostri servizi (es. gestori di sistemi di prenotazione, piattaforme di pagamento, fornitori di servizi IT, agenzie di marketing). Questi soggetti agiscono in qualità di Responsabili del Trattamento e sono vincolati da specifici accordi contrattuali a proteggere i dati.
• Autorità legali: Quando richiesto dalla legge o da un ordine del tribunale, o per proteggere i nostri diritti o la sicurezza altrui.
• Società collegate: In caso di partnership o espansione del gruppo aziendale, sempre in conformità con la presente informativa e la legge applicabile.

Non cediamo, affittiamo o vendiamo i Suoi dati personali a terze parti per scopi di marketing senza il Suo esplicito consenso.

7. Trasferimento di Dati al di Fuori dell'UE

Potremmo dover trasferire i Suoi dati personali a società o fornitori di servizi situati in paesi al di fuori dell'Unione Europea/Spazio Economico Europeo. In questi casi, garantiremo che il trasferimento avvenga in conformità con il GDPR, adottando una delle seguenti garanzie:

• Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea.
• Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.
• Norme Aziendali Vincolanti (Binding Corporate Rules).

8. I Suoi Diritti

In qualità di interessato, Lei gode dei seguenti diritti ai sensi del GDPR:

• Diritto di accesso (Art. 15 GDPR): Ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento di dati che La riguardano e riceverne copia.
• Diritto di rettifica (Art. 16 GDPR): Ottenere la correzione di dati personali inesatti o l'integrazione di quelli incompleti.
• Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio") (Art. 17 GDPR): Richiedere la cancellazione dei Suoi dati in determinate circostanze.
• Diritto di limitazione di trattamento (Art. 18 GDPR): Ottenere la limitazione del trattamento in determinate circostanze.
• Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 GDPR): Ricevere i Suoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e richiederne il trasferimento ad un altro titolare.
• Diritto di opposizione (Art. 21 GDPR): Opporsi al trattamento dei Suoi dati personali, inclusa l'opposizione al marketing diretto.
• Diritto di revocare il consenso (Art. 7, par. 3 GDPR): Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
• Diritto di proporre reclamo (Art. 77 GDPR): Presentare un reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma, Italia; www.garanteprivacy.it) se ritiene che i Suoi diritti siano stati violati.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, La preghiamo di contattarci utilizzando i dettagli forniti nella sezione "Contatti".

9. Cookie Policy

Il nostro sito web utilizza i cookie per migliorare l'esperienza di navigazione, analizzare il traffico e personalizzare i contenuti. Per maggiori informazioni sull'uso dei cookie e su come gestire le Sue preferenze, La invitiamo a consultare la nostra separata Cookie Policy.

10. Modifiche all'Informativa sulla Privacy

Ci riserviamo il diritto di modificare questa Informativa sulla Privacy periodicamente per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche di trattamento dei dati o a seguito di aggiornamenti legislativi. La versione più recente sarà sempre pubblicata sul nostro sito web con l'indicazione della data di revisione. La invitiamo a consultarla regolarmente.

11. Contatti

Per qualsiasi domanda, commento o per esercitare i Suoi diritti relativi alla privacy, La preghiamo di contattare Riflesso Nero ai seguenti recapiti:

Riflesso Nero
7 Via della Costellazione
00144 Roma
Italia